Co właściwie obejmuje obsługa kadrowa cudzoziemców
Zwykła kadrowa prowadzi umowy, ZUS i urlopy. Przy cudzoziemcu dochodzi osobny tor, którego nie ma przy pracowniku z Polski. Pracodawca odpowiada za podstawę legalnej pracy (oświadczenie, zezwolenie albo powiadomienie dla obywateli Ukrainy), za kopię dokumentu pobytu w aktach i za zgłoszenia po starcie pracy.
- Sprawdzenie podstawy pracy i dokumentu pobytu przed podpisaniem umowy.
- Przygotowanie i złożenie wniosku lub oświadczenia przez praca.gov.pl.
- Powiadomienia o podjęciu pracy (7 dni) i o niepodjęciu pracy (14 dni), opisane w tekście o terminach pracodawcy.
- Pilnowanie ważności paszportu, karty pobytu i samej podstawy pracy.
- Gotowość do kontroli, o której piszemy na stronie kontrola PIP i cudzoziemcy.
Pobyt załatwia sam cudzoziemiec u wojewody, ale to pracodawca ponosi skutki, gdy dokument wygaśnie, a pracownik dalej pracuje. Dlatego terminy pobytu też muszą być po stronie firmy widoczne.
Porównanie trzech dróg
| Kryterium | Biuro lub kancelaria | Własny pracownik z arkuszem | Program dla pracodawców |
|---|---|---|---|
| Koszt | zwykle opłata za każdą osobę, rośnie z liczbą pracowników | pensja i czas osoby, która robi to obok innych zadań | stały abonament niezależny od liczby wniosków |
| Kontrola nad terminami | po stronie biura, firma widzi je dopiero na prośbę | zależy od dyscypliny jednej osoby | alerty 60, 30, 7 i 1 dzień do wskazanej osoby |
| Ryzyko przy urlopie lub odejściu osoby | niskie, ale firma zależy od zewnętrznego dostawcy | wysokie, wiedza siedzi w głowie i w pliku | niskie, dane są wspólne i mają historię |
| Szybkość przy nowej partii pracowników | zależy od kolejki w biurze | zależy od obłożenia | dane do wniosków generują się od razu z kartoteki |
| Dla kogo najlepsze | kilka osób, jednorazowe sprawy | do kilku osób, spokojny rytm | kilkanaście osób i więcej, rekrutacja partiami |
Biura mają jedną zaletę, której program nie zastąpi: ktoś bierze na siebie przygotowanie trudnej, nietypowej sprawy. Jeśli zatrudniasz dwóch cudzoziemców raz w roku, to rozsądny wybór.
Punkt, w którym liczba osób zmienia rachunek
Przy opłacie za osobę koszt biura rośnie liniowo. Dla agencji, która co miesiąc wprowadza kilkanaście osób, to wydatek, który wraca do marży przy każdej partii. Do tego dochodzi mniej widoczny koszt: firma nie widzi swoich własnych terminów, dopóki nie zapyta.
Przykład na liczbach z naszej strony o legalizacji cudzoziemców: obsługa zewnętrzna bierze od kilkuset do 3 000 zł za osobę. Przy 20 osobach rocznie to nawet 60 000 zł w górnej stawce, zanim ktokolwiek zapłaci urzędowi. Opłaty urzędowe, na przykład 400 zł za wpis oświadczenia, płaci się osobno niezależnie od drogi, którą wybierzesz. Aktualne plany znajdziesz w cenniku.
Arkusz z kolei działa do momentu, gdy dane wpisują różne osoby. Wtedy pojawiają się dwie wersje prawdy, a termin 14 dni przepada, bo nikt nie zmienił statusu osoby, która nie przyjechała. Jak ułożyć listę, żeby tego uniknąć, pokazujemy we wpisie o ewidencji pracowników cudzoziemców.
Prosta reguła wyboru
- Do pięciu cudzoziemców i brak rotacji: biuro lub własny arkusz wystarczą.
- Od kilkunastu osób albo rekrutacja partiami: program, bo koszt nie rośnie z każdą osobą i terminy mają właściciela.
- Praca u klientów (agencja pracy tymczasowej): program z danymi pracodawcy użytkownika, żeby w kilka minut pokazać klientowi podstawę pracy. Szczegóły w tekście o legalności pracy u klienta agencji.
- Nietypowa sprawa prawna: konsultacja z kancelarią, niezależnie od reszty. Program porządkuje terminy i dane, nie zastępuje porady w spornym przypadku.
Najczęstszy błąd to model mieszany bez właściciela: biuro składa wnioski, a nikt w firmie nie wie, kiedy kończy się karta pobytu. Nawet przy outsourcingu miej własną listę dat. Przepisy o powierzaniu pracy cudzoziemcom znajdziesz w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na stronie ISAP, a składanie wniosków odbywa się w serwisie praca.gov.pl.
Ile kosztuje obsługa kadrowa cudzoziemców
Biura zwykle liczą opłatę za każdą osobę, od kilkuset do 3 000 zł za legalizację jednej osoby, plus opłaty urzędowe. Program działa w stałym abonamencie niezależnym od liczby wniosków. Przy kilkunastu osobach różnica jest zwykle widoczna już w pierwszym kwartale.
Czy można powierzyć obsługę cudzoziemców biuru zewnętrznemu
Tak, ale odpowiedzialność za legalność pracy zostaje po stronie pracodawcy. Biuro przygotowuje dokumenty, a to firma odpowiada, jeśli podstawa pracy wygaśnie lub termin zgłoszenia przepadnie. Dlatego warto mieć własną listę dat ważności.
Kiedy własny arkusz przestaje wystarczać
Zwykle przy kilkunastu osobach lub gdy dane wpisuje więcej niż jedna osoba. Arkusz nie wysyła alertów, nie pilnuje statusów i nie pokazuje, co jest pilne. Wtedy lepszy jest program z listą spraw i przypomnieniami.
Terminy cudzoziemców pod kontrolą, bez opłaty za każdą osobę
Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Zapisujesz podstawę pracy, daty startu i ważności dokumentów, a lista zgłoszeń pokazuje, co jest do zrobienia i do kiedy. Alerty trafiają do wskazanej osoby 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem.
Sprawdź demo bez zakładania konta, zobacz rozwiązanie dla agencji pracy i firm oraz porównaj plany w cenniku.