Polityka prywatności serwisu Formalności

• Dane konta obejmują adres e-mail, zabezpieczoną postać hasła, informacje o potwierdzeniu adresu kodem z maila oraz dane potrzebne do obsługi dostępu do konta.
• Dane sprawy obejmują jej rodzaj, miasto lub właściwy urząd, opis sytuacji, statusy, ustalenia z wykonawcą, korespondencję i udzielone pełnomocnictwo.
• Dokumenty sprawy obejmują przekazane wnioski, załączniki i potwierdzenia. Mogą zawierać dane identyfikacyjne, kontaktowe, informacje o pojeździe, zatrudnieniu lub pobycie, zależnie od prowadzonej procedury.
• Dane firmy obejmują informacje potrzebne do reprezentowania klienta firmowego, rozliczenia abonamentu, wystawienia faktury i obsługi uprawnień zespołu. Jeżeli korzystasz z opieki nad terminami cudzoziemców, przetwarzane są dane osób i dokumentów objętych tą obsługą.
• Dane wykonawcy obejmują dane profilu, dane rejestrowe, informacje o wymaganych uprawnieniach, oferty i rozliczenia usług.
• Dane techniczne obejmują adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zdarzenia bezpieczeństwa oraz dziennik dostępu do dokumentów. Informacje o źródle wejścia służą ocenie korzystania z serwisu bez ciasteczek analitycznych.
• Dane płatnicze, w tym dane instrumentu płatniczego, przetwarza operator płatności. Serwis otrzymuje informacje potrzebne do przypisania i rozliczenia wpłaty, takie jak identyfikator transakcji, kwota oraz status. Nie przechowuje pełnych danych karty ani danych dostępu do rachunku.

Podawaj tylko informacje i dokumenty potrzebne do konkretnej sprawy. Nie przesyłaj danych dotyczących zdrowia, przekonań ani innych danych szczególnych kategorii, jeżeli nie są konieczne dla danej procedury. Jeżeli ich przetwarzanie jest konieczne, wymaga odrębnej przesłanki z art. 9 RODO i informacji o niej przed rozpoczęciem przetwarzania. Sama podstawa z art. 6 RODO nie wystarcza do przetwarzania takich danych.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie, gdy zakładasz konto, opisujesz sprawę, przekazujesz dokumenty lub kontaktujesz się z serwisem. Informacje o postępowaniu pochodzą także od wykonawcy prowadzącego Twoją sprawę, a potwierdzenia płatności od operatora płatności.

W przypadku obsługi firm dane mogą pochodzić od uprawnionej osoby działającej w imieniu klienta firmowego. Dane potrzebne do weryfikacji wykonawcy pochodzą również z właściwych publicznych rejestrów i przedstawionych dokumentów uprawnień.

Jeżeli przekazujesz dane innych osób, musisz mieć podstawę do ich udostępnienia i przekazać im informacje o przetwarzaniu. Administrator realizuje obowiązki informacyjne wobec tych osób zgodnie z RODO, o ile nie zachodzi przewidziany prawem wyjątek.

Zgoda jest oddzielona od akceptacji regulaminu i nie jest wymagana do czynności, które mają inną podstawę prawną. Możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Podstawa wykonania umowy dotyczy danych osoby będącej jej stroną. Jeżeli przetwarzamy dane reprezentanta, pracownika lub innej osoby wskazanej przez klienta firmowego, oceniamy podstawę odrębnie i ograniczamy zakres do niezbędnego celu. Gdy dana czynność wymaga zgody lub innej podstawy wynikającej z przepisów, nie zastępuje jej samo zlecenie sprawy przez firmę.

Dokumenty sprawy są udostępniane wyłącznie wykonawcy prowadzącemu tę konkretną sprawę oraz właściwym urzędom w zakresie czynności objętych pełnomocnictwem. Pozostali wykonawcy nie otrzymują dostępu do tych dokumentów. Każdy dostęp jest zapisywany w dzienniku.

Wykonawca wykorzystuje dokumenty do prowadzenia zleconej sprawy, zgodnie z zakresem umocowania i właściwymi przepisami. Jego obowiązki dotyczące przetwarzania danych wynikają z roli, którą pełni w danej procedurze.

Do kategorii odbiorców danych należą, w zakresie niezbędnym do wykonywanych zadań, dostawca hostingu w EOG, operator płatności, dostawca wysyłki poczty oraz dostawca narzędzi analitycznych bez ciasteczek. Powierzenie obsługi technicznej nie uprawnia tych podmiotów do samodzielnego wykorzystywania dokumentów sprawy ani do ich używania w celach reklamowych.

Dostawcy działający na zlecenie administratora przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów i instrukcji. Operator płatności może przetwarzać dane również jako odrębny administrator w zakresie własnych obowiązków związanych z płatnością.

Dane mogą otrzymać także podmioty uprawnione do ich żądania na podstawie przepisów, w granicach takiego uprawnienia. Nie oznacza to dostępu innych wykonawców do Twojej sprawy.

Hosting serwisu zapewnia dostawca hostingu w EOG. Jeżeli korzystanie z pozostałych usług wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, następuje ono wyłącznie z zachowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

Podstawą takiego przekazania może być decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, wraz z oceną warunków przekazania i dodatkowymi środkami ochrony, jeżeli są potrzebne. Informację o zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii otrzymasz, pisząc na kontakt@formalnosci.pl.

• Dane konta przechowujemy przez czas jego prowadzenia, a po zakończeniu umowy tylko w zakresie niezbędnym do obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.
• Dokumenty sprawy usuwamy po zakończeniu sprawy i upływie okresu reklamacji. Jeżeli trwa reklamacja lub spór albo prawo wymaga dalszego przechowywania, zachowujemy wyłącznie niezbędne materiały do zakończenia tego celu lub obowiązku, a następnie je usuwamy.
• Dane rozliczeniowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą, zgodnie z obowiązkami podatkowymi. Dłuższe przechowywanie następuje tylko wtedy, gdy wynika z przepisów lub konieczności obsługi konkretnego roszczenia.
• Korespondencję i dane reklamacji przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi, rozpatrzenia zgłoszenia i ochrony przed roszczeniami do upływu właściwych terminów przedawnienia.
• Dzienniki dostępu i dane bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do kontroli dostępu i wyjaśnienia incydentów. Nie służą bezterminowemu przechowywaniu dokumentów sprawy.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej wycofania lub zakończenia wskazanego celu. Informację niezbędną do wykazania udzielenia zgody możemy zachować przez czas wymagany dla obrony roszczeń.

Usunięcie sprawy nie oznacza automatycznego usunięcia faktury lub informacji, którą należy zachować na podstawie prawa. Nie odnawia też limitu spraw w abonamencie.

• Możesz uzyskać potwierdzenie przetwarzania, dostęp do swoich danych i ich kopię oraz żądać sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
• Możesz żądać usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych w RODO. Prawo usunięcia nie obejmuje danych, które muszą pozostać ze względu na obowiązek prawny lub uzasadnioną ochronę roszczeń.
• Możesz otrzymać dane do przeniesienia, jeżeli są przetwarzane automatycznie na podstawie zgody lub umowy i spełnione są warunki tego prawa.
• Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli dane są przetwarzane do marketingu bezpośredniego, sprzeciw wobec takiego celu nie wymaga uzasadnienia.
• Możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę, kontaktując się na kontakt@formalnosci.pl.

Żądanie kierujesz na kontakt@formalnosci.pl. Przed jego realizacją możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości. Nie przesyłaj z własnej inicjatywy dokumentów niezwiązanych z żądaniem.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czyli Prezesa UODO, jeżeli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy. Skarga nie wymaga wcześniejszego zakończenia kontaktu z administratorem.

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako niezbędne są potrzebne do utworzenia konta, obsługi sprawy, wykonania umowy lub wystawienia faktury. Ich niepodanie uniemożliwia wykonanie danej czynności. Dane dodatkowe podajesz według własnej decyzji.

Brak decyzji o skutkach prawnych opartych na profilowaniu

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają. Automatyczne potwierdzenie adresu e-mail, sprawdzenie danych wykonawcy lub obsługa limitu nie oznaczają takiego profilowania.

Dane są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania. Dostęp do dokumentów jest ograniczony do wykonawcy konkretnej sprawy, a każdy dostęp trafia do dziennika. Uprawnienia oraz zabezpieczenia organizacyjne służą ochronie przed nieuprawnionym dostępem i wykorzystaniem danych w innym celu.

Chroń hasło i kody z maila oraz przekazuj dokumenty w ramach właściwej sprawy. Informacje o ochronie pełnomocnictw i dokumentów zawiera strona pełnomocnictwo online, bezpieczeństwo.

Serwis używa wyłącznie ciasteczek niezbędnych do utrzymania sesji, zabezpieczenia formularzy i zapamiętania koniecznych preferencji. Nie używa ciasteczek reklamowych ani analitycznych. Pomiar korzystania z serwisu odbywa się bez ciasteczek. Szczegóły i sposób usunięcia danych z przeglądarki opisuje polityka cookies.

Zasady korzystania z platformy, rozliczeń i reklamacji opisuje regulamin serwisu Formalności.