Wszystkie terminy w jednej tabeli
Tabela obejmuje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, zezwolenie na pracę typu A i powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy z PESEL o statusie UKR.
| Kiedy | Co zrobić | Dotyczy |
|---|---|---|
| Przed zatrudnieniem | sprawdzić dokument pobytu i zrobić jego kopię | każdego cudzoziemca |
| Przed pracą | wpis oświadczenia do ewidencji albo zezwolenie typu A | oświadczenie, zezwolenie |
| Przed pracą | umowa na piśmie z tłumaczeniem, kopia umowy do urzędu przez praca.gov.pl | każdego cudzoziemca |
| 7 dni od rozpoczęcia pracy | zgłoszenie do ubezpieczeń (ZUS ZUA albo ZZA) | każdego cudzoziemca |
| 7 dni od rozpoczęcia pracy | powiadomienie PUP o podjęciu pracy | oświadczenie |
| 7 dni od podjęcia pracy | powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy | obywatel Ukrainy z PESEL UKR |
| 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy | powiadomienie PUP o niepodjęciu pracy | oświadczenie |
| 2 miesiące | informacja do wojewody o niepodjęciu, przerwaniu albo wcześniejszym zakończeniu pracy | zezwolenie typu A |
| Do 24 miesięcy | okres pracy na podstawie wpisu oświadczenia | oświadczenie |
| Do 3 lat | okres ważności zezwolenia typu A (można przedłużyć) | zezwolenie |
| Stale | ważność paszportu, wizy, karty pobytu, oświadczenia i zezwolenia, nowy wniosek przed końcem | każdego cudzoziemca |
Terminy przed pierwszym dniem pracy
Przed zatrudnieniem sprawdzasz dokument pobytu (wizę, kartę pobytu albo paszport ze stemplem wjazdu w ruchu bezwizowym) i przechowujesz jego kopię przez okres zatrudnienia.
Przed pracą musi istnieć podstawa pracy. Przy oświadczeniu to wpis do ewidencji w powiatowym urzędzie pracy, przy zezwoleniu typu A decyzja wojewody. Obywatel Ukrainy z PESEL o statusie UKR to wyjątek: tu zatrudniasz i składasz powiadomienie w ciągu 7 dni.
Przed pracą przygotowujesz też umowę na piśmie z tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca, a jej kopię przesyłasz przez praca.gov.pl. Przy oświadczeniu trafia ona do PUP, który wpisał oświadczenie, a przy zezwoleniu typu A do wojewody. Więcej o samym oświadczeniu znajdziesz na stronie oświadczenie o powierzeniu pracy.
Terminy 7 i 14 dni po rozpoczęciu pracy
Pierwszy tydzień pracy to najgęstszy okres. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy zgłaszasz pracownika do ubezpieczeń, a przy oświadczeniu powiadamiasz PUP o podjęciu pracy. Termin liczy się od dnia rozpoczęcia pracy wpisanego w ewidencji.
Jeśli cudzoziemiec nie podjął pracy, masz 14 dni od tego dnia na powiadomienie PUP o niepodjęciu pracy. Ten termin bywa pomijany, bo dotyczy sytuacji, w której nic się nie wydarzyło, a mimo to wymaga działania.
Przy obywatelu Ukrainy z PESEL UKR powiadomienie o powierzeniu pracy składasz przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od dnia podjęcia pracy.
Termin 2 miesięcy przy zezwoleniu typu A
Przy zezwoleniu na pracę typu A pracodawca informuje wojewodę, gdy cudzoziemiec:
- nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku okresu wskazanego w zezwoleniu,
- przerwał pracę na ponad 2 miesiące,
- zakończył pracę ponad 2 miesiące przed końcem zezwolenia.
Ten obowiązek pojawia się często długo po zatrudnieniu, na przykład przy odejściu pracownika, dlatego trudno o nim pamiętać bez notatki przy konkretnej osobie. Zasady zezwolenia opisujemy na stronie zezwolenie na pracę cudzoziemca.
Ważność dokumentów, 24 miesiące i 3 lata
Wpis oświadczenia do ewidencji pozwala na pracę do 24 miesięcy. Zezwolenie typu A wydaje wojewoda na czas do 3 lat i można je przedłużyć. Obok tych okresów biegną daty ważności paszportu, wizy i karty pobytu, każda inna.
Stały obowiązek pracodawcy to pilnowanie wszystkich tych dat i złożenie nowego wniosku przed końcem ważności. Przy jednym pracowniku to kilka dat, przy kilkudziesięciu to kalendarz, w którym coś wygasa niemal co tydzień. Kontrolę legalności zatrudnienia prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna, a za braki grozi grzywna, przy powtórzeniu także zakaz powierzania pracy. Ogólne zasady zatrudniania opisujemy na stronie zatrudnianie cudzoziemców.
Jak pilnować terminów pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca
Najczęstszy problem nie polega na tym, że firma nie zna terminów. Polega na tym, że terminy pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca są rozproszone: jedne obowiązują przed pierwszym dniem pracy, inne liczą się od dnia rozpoczęcia pracy w ewidencji, jeszcze inne od daty w zezwoleniu.
Formalności, program dla pracodawców i agencji pracy, zbierają je przy każdym pracowniku:
- kartoteka z dokumentami i datami (paszport, wiza, karta pobytu, oświadczenie, zezwolenie, umowa),
- lista obowiązkowych zgłoszeń ze statusem: kopia umowy przed pracą, powiadomienie PUP w 7 i 14 dni, zgłoszenie do ZUS w 7 dni, powiadomienie UKR w 7 dni, informacja do wojewody przy zezwoleniu typu A,
- kalendarz z alertami mailowymi 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności dokumentów,
- raport na kontrolę PIP w PDF ze stanem zgłoszeń i brakami do uzupełnienia.
Wnioski składasz sam przez praca.gov.pl, a my przygotowujemy dane i przypominamy o terminach. Ceny planów znajdziesz w cenniku.
Sprawdź terminy jednego pracownika
Wpisz dane jednej osoby w demo na stronie głównej. Bez zakładania konta zobaczysz, który dokument jest właściwy, jakie terminy z niego wynikają i czy coś wymaga uwagi, na przykład za niskie wynagrodzenie. To dobry sposób, żeby sprawdzić własną listę terminów przed kolejnym zatrudnieniem.