Jakie dane trzymać przy każdym pracowniku cudzoziemcu
Arkusz z imieniem i nazwiskiem to za mało. Kontrola pyta o podstawę pracy i o daty, więc każdy wiersz powinien je zawierać. Poniższa tabela to zestaw pól, który sprawdza się w agencjach z kilkudziesięcioma osobami.
| Pole | Po co |
|---|---|
| Imię, nazwisko, obywatelstwo | od obywatelstwa zależy tryb legalizacji pracy |
| Podstawa pracy | oświadczenie, zezwolenie na pracę, powiadomienie dla obywateli Ukrainy albo inna podstawa |
| Numer i data wpisu oświadczenia lub zezwolenia | dowód, że praca była zgłoszona przed startem |
| Pracodawca użytkownik i stanowisko | u agencji praca bywa wykonywana u klienta, a podstawa dotyczy konkretnego stanowiska |
| Data rozpoczęcia pracy | od niej liczą się terminy 7 i 14 dni |
| Ważność dokumentu pobytu i paszportu | wygaśnięcie dokumentu zmienia sytuację pracownika |
| Data końca umowy | koniec umowy to także koniec okresu, który trzeba pilnować |
| Najbliższy obowiązek i termin | jedno pole, po którym sortujesz całą listę |
Pola o dokumentach pobytu uzupełniaj z kopii, a nie z pamięci. Przy zmianach w przepisach, które opisujemy we wpisie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców, liczy się data zdarzenia, więc ją też zapisuj.
Które terminy muszą wynikać z ewidencji
Ewidencja ma sens, gdy sama pokazuje, co jest do zrobienia. Przy oświadczeniu o powierzeniu pracy są dwa terminy zależne od startu: 7 dni na powiadomienie o podjęciu pracy i 14 dni na powiadomienie o niepodjęciu pracy, gdy ktoś nie przyjechał. Do tego dochodzą terminy własne dokumentów, czyli paszport, dokument pobytu i sama podstawa pracy.
Pełną tabelę terminów masz we wpisie terminy pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca, a sytuację osoby, która nie zaczęła pracy, opisujemy w tekście o powiadomieniu PUP o niepodjęciu pracy. W ewidencji każdy z tych terminów powinien być osobną datą, a nie notatką w komentarzu.
Jak prowadzić ewidencję, gdy ludzie przychodzą partiami
Agencja rzadko wprowadza jedną osobę. Częściej dostaje zlecenie na kilkanaście stanowisk, rekrutuje z zapasem i część kandydatów odpada przed startem. Przy takim rytmie ewidencja psuje się w trzech miejscach.
- Dane wpisuje się dwa razy, raz w ATS-ie albo arkuszu rekrutera, drugi raz w kadrach, i wersje się rozjeżdżają.
- Osoby, które odpadły, zostają na liście bez statusu, więc nikt nie wie, że minął termin na powiadomienie.
- Daty startu przesuwają się, a termin dalej liczy się od daty wpisanej w oświadczeniu.
Rozwiązanie jest proste, choć wymaga dyscypliny. Każda osoba ma status (kandydat, oświadczenie złożone, pracuje, nie zaczęła, zakończono), a zmiana statusu uruchamia nową datę do pilnowania. Dzięki temu lista pokazuje wyłącznie sprawy otwarte, a nie historię z ostatniego roku.
Jak ustawić alerty o ważności dokumentów
Najgorsze są terminy, które nie wynikają z żadnego zdarzenia, czyli wygasający dokument pobytu. Nikt nic nie składa, nikt nie dostaje maila, a pewnego dnia pracownik nie ma już podstawy do pobytu, a firma dalej go zatrudnia.
Sensowny rytm to alert na 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem. Sześćdziesiąt dni daje czas na rozmowę z pracownikiem i ewentualny wniosek, trzydzieści to ostatni moment na reakcję, siedem i jeden to przypomnienia dla osoby odpowiedzialnej. Alert musi trafiać do konkretnej osoby, a nie do wspólnej skrzynki, w której wszyscy zakładają, że ktoś go widział.
Jeśli pracownik czeka na decyzję w sprawie pobytu, sprawdź wpis ile trwa karta pobytu, bo od tego zależy, jak długo możesz liczyć na ciągłość pracy.
Co sprawdza kontrola i jak szybko trzeba to pokazać
Kontrole prowadzą Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna. Pytają o podstawę pracy, o to, czy cudzoziemiec wykonuje pracę zgodną z tą podstawą, i o dokumenty z aktu pracownika. Czas, w jakim potrafisz to pokazać, wiele mówi o porządku w firmie.
Przy agencji dochodzi jeszcze pytanie o to, kto faktycznie wykonuje pracę i u kogo. Dlatego w ewidencji warto mieć pracodawcę użytkownika i stanowisko, a w aktach potwierdzenia złożonych zgłoszeń. Jak wygląda sama kontrola i co ją zwykle uruchamia, opisujemy na stronie kontrola PIP i cudzoziemcy.
Czy agencja pracy musi prowadzić osobną ewidencję cudzoziemców
Przepisy nie narzucają jednego formularza, ale pracodawca musi umieć wykazać podstawę legalnej pracy każdego cudzoziemca i dotrzymać terminów zgłoszeń. W praktyce osobna lista cudzoziemców z datami jest najprostszym sposobem, żeby to wykazać przy kontroli.
Jak często aktualizować ewidencję
Przy każdej zmianie, czyli złożeniu oświadczenia, starcie pracy, przedłużeniu dokumentu pobytu albo zakończeniu umowy. Raz w tygodniu warto też przejrzeć listę spraw otwartych, żeby wychwycić terminy, które nie wynikają z żadnego zdarzenia.
Czy da się prowadzić ewidencję w arkuszu
Da się przy kilku osobach. Przy kilkunastu i więcej arkusz zawodzi, bo nie wysyła alertów, nie pilnuje statusów i nie pokazuje, co jest pilne, a dane wpisują różne osoby. Wtedy lepiej sprawdza się program dla pracodawców i agencji.
Ewidencja, która sama pokazuje terminy
Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Dla każdego pracownika zapisujesz podstawę pracy, daty startu i ważności dokumentów, a lista zgłoszeń pokazuje, co jest do zrobienia i do kiedy. Alerty o ważności przychodzą 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem do wskazanej osoby.
Sprawdź demo bez zakładania konta, zobacz rozwiązanie dla agencji pracy i porównaj plany w cenniku. Gdy szukasz ludzi do obsady zlecenia, warto też wiedzieć, jak wygląda rekrutacja w firmach z perspektywy kandydatów, bo od tego zależy, ilu z nich rzeczywiście dojedzie na start.