Legalizacja cudzoziemców dla HR i agencji pracy

Legalizacja cudzoziemców w firmie wymaga osobnej kontroli pobytu, prawa do pracy i obowiązków po rozpoczęciu zatrudnienia. Formalności łączą kalendarz terminów kart i zezwoleń dla zespołu ze sprawami prowadzonymi przez sprawdzonych pełnomocników.

FR-26044

Wybór sprawy i wykonawcy

Urząd wojewódzki

Uporządkowanie sytuacji osoby
Wybór sprawy i wykonawcy
Dokumenty i pełnomocnictwo
Wniosek i korespondencja
Uzupełnienia i osobiste czynności

Załatw za mnie

Co robi pełnomocnik

Widzisz alerty, statusy oraz zadania wymagające reakcji HR. Wybierasz plan, porządkujesz dokumenty i zlecasz konkretne postępowania ze stałą ceną przed rozpoczęciem obsługi.

Prowadzenie sprawy o zezwolenie na pracę typu A kosztuje od 599 zł netto + 23% VAT, oświadczenia o powierzeniu pracy od 249 zł netto + 23% VAT, a karty pobytu czasowego od 1 199 zł netto + 23% VAT. Są to wynagrodzenia wykonawcy za odrębne sprawy. Dokładną stałą cenę wykonawca podaje w ofercie przed zleceniem. Abonament i opłaty urzędowe rozliczasz osobno.

Pełnomocnik sprawdza wybraną ścieżkę, porządkuje dokumenty, przygotowuje wniosek i prowadzi korespondencję do rozstrzygnięcia w uzgodnionym zakresie. HR przekazuje aktualne warunki zatrudnienia, a pracownik dokumenty i informacje dotyczące pobytu. Pełnomocnictwo zawsze obejmuje jedną konkretną sprawę. Dokumenty widzi wyłącznie jej wykonawca, a każdy dostęp jest zapisany w dzienniku. Wybór abonamentu nie oznacza ogólnego upoważnienia do wszystkich spraw zespołu.

Wynagrodzenie wykonawcy

od 599 zł netto

Pełnomocnictwo tylko do tej sprawy
Płatność zwalniana po załatwieniu
Dostęp zapisany w dzienniku

Legalizacja pobytu

Zaczynasz od podstawy aktualnego pobytu, dat ważności dokumentów i celu dalszego pobytu w Polsce. Sprawdzasz te informacje dla każdej osoby osobno. Sama data na karcie nie zastępuje oceny treści zezwolenia i okoliczności pracownika. W kalendarzu łączysz termin dokumentu z właściwą sprawą, aby HR wiedział, czego dotyczy zbliżający się obowiązek.

Dokument podróży oraz dokumenty potwierdzające obecną podstawę pobytu pracownika.
Wniosek i załączniki odpowiadające celowi pobytu, w tym dokumenty zatrudnienia, jeśli ten cel tego wymaga.
Fotografie, potwierdzenia wymaganych opłat oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków zezwolenia.
Informacje o wezwaniu urzędu, zmianie sytuacji pracownika i czynnościach wymagających osobistego udziału.

Dane pracodawcy i dokumenty potwierdzające sposób reprezentacji przy składaniu wniosku.
Dokument podróży cudzoziemca oraz informacje potrzebne do sprawdzenia podstawy pobytu i pracy.
Stanowisko, wynagrodzenie, miejsce, wymiar i okres wykonywania pracy zgodne z dokumentacją zatrudnienia.
Potwierdzenia opłat i zgłoszeń oraz pełnomocnictwo do wybranej sprawy.

Szczegółowy zakres opisuje karta pobytu dla cudzoziemca. Pobyt czasowy, pobyt stały i pobyt rezydenta długoterminowego UE wymagają odrębnej oceny. Nie przypisujesz całemu zespołowi jednej procedury wyłącznie dlatego, że wszystkie osoby pracują w tej samej firmie. Wykonawca dobiera dokumenty do sprawy, którą faktycznie prowadzisz.

Legalizacja pracy cudzoziemców

Prawo do pracy oceniasz niezależnie od prawa do pobytu. Zbierasz dane podmiotu powierzającego pracę, pracownika oraz rzeczywistych warunków zatrudnienia. Zezwolenie na pracę typu A, oświadczenie o powierzeniu pracy i powiadomienia mają odrębne zastosowanie. Sprawdzasz właściwy tryb, zanim przygotowujesz dokumenty i ustalasz datę dopuszczenia osoby do pracy.

Jeśli potrzebujesz postępowania przed wojewodą, sprawdź zezwolenie na pracę dla cudzoziemca. Oświadczenie wymaga wpisu w urzędzie pracy i spełnienia warunków tego trybu. Dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Obywatelstwo samo w sobie nie rozstrzyga o dopuszczalności zatrudnienia ani nie zastępuje dokumentów pobytowych.

Opłaty urzędowe oddzielone od obsługi

Wybierasz pozycje właściwe dla konkretnej procedury. Tabela nie jest łącznym kosztem legalizacji osoby, ponieważ nie wszystkie postępowania występują w każdej sytuacji. Przed przelewem sprawdzasz właściwego odbiorcę, tytuł i przypisanie wpłaty do sprawy. Potwierdzenie zachowujesz z dokumentami pracownika.

Pozycja	Kwota
Zezwolenie na pracę typu A przy okresie pracy do 3 miesięcy	200 zł
Zezwolenie na pracę typu A przy dłuższym okresie pracy	400 zł
Wpis oświadczenia o powierzeniu pracy	400 zł
Opłata skarbowa za zezwolenie na pobyt czasowy	340 zł, a 440 zł przy zezwoleniu na pobyt i pracę
Opłata skarbowa za zezwolenie na pobyt stały albo rezydenta długoterminowego UE	640 zł
Wydanie karty pobytu	100 zł

W sprawie pobytowej płacisz opłatę skarbową za zezwolenie (340 zł, 440 zł albo 640 zł zależnie od podstawy pobytu) i 100 zł za wydanie karty. Wynagrodzenie pełnomocnika wynika z oferty, a abonament organizuje obsługę zespołu zgodnie z limitem planu. Za wybraną ofertę płacisz przez platformę, ze zwolnieniem środków po załatwieniu sprawy. Rabat planu dotyczy wynagrodzenia wykonawcy, więc nie pomniejsza opłat urzędowych.

Legalizacja pobytu cudzoziemców

Wniosek pobytowy kierujesz do wojewody najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Termin ustawowy dla pobytu czasowego wynosi 60 dni od kompletnego wniosku, a w praktyce oczekiwanie w wielu województwach jest liczone w miesiącach i może być dłuższe. Nie zakładasz daty decyzji konkretnego urzędu. Poradnik ile trwa karta pobytu pomaga HR odróżnić czas postępowania od dat ważności dokumentów.

Termin i kara przy obowiązkach pracodawcy

Przy obowiązku powiadomienia o podjęciu pracy pilnujesz terminu 7 dni. Kończące się zezwolenie na pracę sprawdzasz osobno od kończącej się podstawy pobytu. Złożenie kolejnego wniosku nie daje automatycznie prawa do pracy, a potwierdzenie złożenia wniosku pobytowego nie przesądza o możliwości podróży. Każdą sytuację oceniasz z uwzględnieniem dokumentów i wymagań właściwej procedury.

Nielegalne powierzenie pracy i przekroczenie legalnego pobytu mogą prowadzić do sankcji oraz konsekwencji dotyczących zatrudnienia i dalszego pobytu. Nie sprowadzasz tych ryzyk do jednej kwoty kary. Kalendarz terminów kart i zezwoleń pokazuje daty dla zespołu, a alerty wskazują zbliżające się obowiązki. HR sprawdza dokumenty źródłowe, przypisuje odpowiedzialność i rozpoczyna przygotowania, zanim brak decyzji utrudnia planowanie pracy.

Etapy sprawy jak status przesyłki

Uporządkowanie sytuacji osoby.

Weryfikujesz podstawę pobytu, podstawę pracy i terminy dokumentów, bez łączenia różnych uprawnień w jedno.
Wybór sprawy i wykonawcy.

Sprawdzasz wymagania, porównujesz ofertę i akceptujesz stałą cenę konkretnego postępowania.
Dokumenty i pełnomocnictwo.

HR oraz pracownik dostarczają potrzebne informacje, a wykonawca wskazuje braki do uzupełnienia.
Wniosek i korespondencja.

Pełnomocnik składa dokumenty i prowadzi kontakt z urzędem, a Ty widzisz aktualny etap.
Uzupełnienia i osobiste czynności.

Przekazujesz brakujące dane, a pracownik wykonuje czynności, których nie zastępuje pełnomocnictwo.
Rozstrzygnięcie i kolejne obowiązki.

Weryfikujesz warunki decyzji, wymagane powiadomienia oraz daty dalszych działań w kalendarzu.

Status pozwala odróżnić sprawę oczekującą na dokument od sprawy rozpatrywanej przez urząd. HR widzi, gdzie potrzebna jest reakcja, a gdzie trwa postępowanie. Nie traktujesz samego statusu jako potwierdzenia prawa do pracy. O dopuszczeniu pracownika do obowiązków decyduje sprawdzona podstawa prawna i stan dokumentów.

Jak to zrobić samodzielnie w dziale HR

Możesz prowadzić dokumentację i postępowania bez wykonawcy. Dla każdej osoby ustalasz podstawę pobytu, uprawnienie do pracy i daty wymaganych działań. Wybierasz właściwy organ, kompletujesz załączniki, wnosisz opłatę oraz składasz wniosek lub zgłoszenie w wymaganym trybie. Zapisujesz potwierdzenia i wyznaczasz osobę odpowiedzialną za odbieranie korespondencji.

Następnie kontrolujesz wezwania, aktualność danych i zmiany warunków zatrudnienia. Po rozstrzygnięciu sprawdzasz zakres uprawnień oraz obowiązki po stronie pracodawcy. Przy przekazywaniu zadań między osobami w HR zachowujesz historię czynności i dokumenty źródłowe. Formalności pozwalają sprawdzić listę dokumentów oraz opłaty bez rejestracji, a zlecenie wykonawcy pozostaje wyborem dla konkretnej sprawy.

Najczęstsze błędy w obsłudze zespołu

Jeden termin opisany jako koniec legalizacji, bez rozdzielenia ważności karty, podstawy pobytu i zezwolenia na pracę.
Brak ustalonej odpowiedzialności za korespondencję, powiadomienia i uzupełnienia w czasie nieobecności osoby prowadzącej.
Przenoszenie danych z poprzedniego wniosku mimo zmiany stanowiska, miejsca pracy lub sytuacji pracownika.
Traktowanie złożonego wniosku jako automatycznego potwierdzenia prawa do pracy i pobytu.
Uznanie abonamentu za zapłatę za wszystkie czynności wykonawców oraz wszystkie opłaty urzędowe.

Przed przekazaniem sprawy porównujesz dane kadrowe z informacjami pracownika. W razie zmiany sytuacji aktualizujesz dokumenty i informujesz prowadzącego postępowanie. Alert uruchamia sprawdzenie obowiązku, ale nie zastępuje wysłania zgłoszenia ani uzyskania potrzebnego zezwolenia.

Dla firm i agencji pracy

Dział formalności dla firm obejmuje kalendarz obowiązków firmy oraz opiekę nad terminami cudzoziemców zgodnie z planem. Zespół służy HR i biurom rachunkowym, a Organizacja agencjom pracy i grupom kapitałowym. W obu planach masz kalendarz terminów kart i zezwoleń, alerty, opiekuna konta, raport miesięczny i fakturę zbiorczą.

Zakres planu	Zespół	Organizacja
Osoby pod opieką terminów kart i zezwoleń	Do 50 osób	Do 300 osób
Sprawy prowadzone w miesiącu	10	40
Miejsca w zespole	5	Bez limitu miejsc
Rabat na wynagrodzenie wykonawców	5 procent	10 procent
Dostęp zespołu	Role i uprawnienia	Role i uprawnienia oraz SSO
Eksport do kadr	Nie	Tak
Cena miesięczna przy płatności rocznej	249 zł netto + 23% VAT	749 zł netto + 23% VAT
Płatność roczna	2 988 zł netto + 23% VAT	8 988 zł netto + 23% VAT
Cena przy płatności miesięcznej	499 zł netto + 23% VAT	1 499 zł netto + 23% VAT

Domyślnie wybierasz rozliczenie roczne i oszczędzasz 50 procent. Organizacja obejmuje odpowiedź opiekuna do 4 godzin roboczych oraz eksport do kadr. Raport miesięczny pomaga przejrzeć sytuację zespołu, a role porządkują odpowiedzialność. Limity liczą zużycie w okresie rozliczeniowym, a usunięcie sprawy nie zwraca limitu. Po każdej płatności otrzymujesz fakturę VAT. Płatności są ostateczne zgodnie z regulaminem, a anulowanie zatrzymuje odnowienie. Szczegóły porównasz na stronie Formalności cennik.

FAQ

Czy legalizacja pobytu oznacza jednocześnie prawo do pracy?

Nie. Podstawę pobytu i podstawę wykonywania pracy sprawdzasz osobno dla konkretnej osoby. Kalendarz łączy terminy obu obszarów, ale nie zastępuje oceny dokumentów ani uzyskania wymaganych uprawnień.

Ile osób obejmuje opieka nad terminami?

Plan Zespół obejmuje terminy kart i zezwoleń do 50 osób, a Organizacja do 300 osób. To limit osób pod opieką, odrębny od liczby spraw prowadzonych w miesiącu i miejsc w zespole.

Czy abonament pokrywa wynagrodzenie pełnomocnika?

Nie. Abonament nie obejmuje wynagrodzenia wykonawcy ani opłat urzędowych. Dokładną stałą cenę konkretnej sprawy wykonawca podaje w ofercie przed zleceniem. Zespół daje rabat 5 procent na wynagrodzenie wykonawców, a Organizacja 10 procent.

Który plan obejmuje eksport do kadr?

Eksport do kadr obejmuje plan Organizacja, razem z rolami, uprawnieniami i SSO. Plan Zespół obejmuje role i uprawnienia. W obu planach masz raport miesięczny, opiekuna konta i fakturę zbiorczą.

Czy alert przed końcem karty przedłuża legalny pobyt?

Nie. Alert przypomina o obowiązku, a HR sprawdza dokumenty i potrzebne działania. Wniosek pobytowy składasz najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Warunki legalności pobytu podczas postępowania wymagają osobnej weryfikacji.

Czy mogę prowadzić część spraw samodzielnie?

Tak. Sprawdzasz dokumenty i opłaty, a następnie wybierasz, które postępowanie prowadzisz samodzielnie i które przekazujesz wykonawcy. Pełnomocnictwo dotyczy jednej konkretnej sprawy, a zakres obsługi wynika z zaakceptowanej oferty.

Uporządkuj terminy i wybierz plan dla zespołu

Sprawdź liczbę osób pod opieką, potrzebne miejsca w zespole i zakres raportowania. Wybierz plan, aby prowadzić kalendarz obowiązków, odbierać alerty i śledzić postępowania. Każdą sprawę zlecasz osobno, ze stałą ceną ustaloną przed rozpoczęciem obsługi i statusem widocznym online.