Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy w 7 dni
Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy to podstawa legalnej pracy dla osoby, która ma numer PESEL ze statusem UKR. Składasz je sam przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od podjęcia pracy, a Formalności przygotowują dane z kartoteki pracownika i pilnują terminu.
Demo z danymi jednego pracownika, wynik od razu i bez zakładania konta.
Poniżej wyjaśniamy, kiedy powiadomienie wystarcza, kto je składa, jakie dane wpisujesz, czym różni się od oświadczenia i zezwolenia oraz co zrobić, gdy pracownik nie ma statusu UKR.
PESEL ze statusem UKR jako warunek
Zasady wynikają ze specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Obywatel Ukrainy, który ma numer PESEL o statusie UKR, pracuje na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy. Nie potrzebujesz wtedy ani oświadczenia, ani zezwolenia na pracę.
Kluczowe jest więc sprawdzenie statusu przed zatrudnieniem. Sam numer PESEL to za mało, liczy się status UKR przypisany do tego numeru. Jeśli pracownik go nie ma, wybierasz inną ścieżkę, o której piszemy niżej.
Status warto zapisać w aktach pracownika razem z kopią dokumentu pobytu. Dzięki temu podczas kontroli od razu pokażesz, na jakiej podstawie osoba wykonuje pracę.
Kto składa powiadomienie i w jakim terminie
Powiadomienie składa podmiot powierzający pracę, czyli pracodawca albo agencja pracy, która zatrudnia obywatela Ukrainy. Robisz to elektronicznie przez praca.gov.pl.
Termin to 7 dni od dnia podjęcia pracy. Liczy się faktyczny pierwszy dzień pracy, więc datę rozpoczęcia warto wpisać do kalendarza od razu po podpisaniu umowy.
W odróżnieniu od oświadczenia powiadomienie składasz po rozpoczęciu pracy, a nie przed nią. Nie zwalnia Cię to jednak z obowiązków, które musisz spełnić przed pierwszym dniem, takich jak umowa na piśmie i kopia dokumentu pobytu.
Jakie dane wpisujesz do powiadomienia
Formularz jest krótszy niż oświadczenie, ale wymaga tych samych starannie sprawdzonych danych. Przygotuj je przed wejściem do praca.gov.pl.
- Dane podmiotu, informacje o firmie powierzającej pracę.
- Dane cudzoziemca, dane osobowe pracownika wraz z numerem PESEL.
- Stanowisko, nazwa stanowiska, na którym pracuje obywatel Ukrainy.
- Rodzaj umowy, umowa o pracę albo umowa cywilnoprawna.
- Wymiar pracy, wymiar czasu pracy albo liczba godzin.
- Wynagrodzenie, kwota wynikająca z umowy.
- Miejsce pracy, adres, pod którym praca jest wykonywana.
Wynagrodzenie, stanowisko i wymiar w powiadomieniu powinny zgadzać się z umową. Inspektor podczas kontroli porównuje właśnie te elementy.
Czym powiadomienie różni się od oświadczenia i zezwolenia
Obywatel Ukrainy może pracować na jednej z trzech podstaw. Wybór zależy od tego, czy ma status UKR.
| Element | Powiadomienie UKR | Oświadczenie | Zezwolenie typu A |
|---|---|---|---|
| Warunek | PESEL ze statusem UKR | Obywatelstwo Ukrainy, Armenii, Białorusi lub Mołdawii | Cudzoziemiec z dowolnego kraju |
| Kto składa | Podmiot powierzający pracę | Pracodawca | Pracodawca |
| Dokąd | Przez praca.gov.pl | PUP, przez praca.gov.pl | Wojewoda, przez praca.gov.pl |
| Kiedy | Do 7 dni od podjęcia pracy | Przed pracą | Przed pracą |
Szczegóły drugiej i trzeciej ścieżki opisujemy na stronach oświadczenie o powierzeniu pracy i zezwolenie na pracę dla cudzoziemca.
Gdy obywatel Ukrainy nie ma statusu UKR
Jeśli pracownik z Ukrainy nie ma numeru PESEL o statusie UKR, powiadomienie nie jest właściwą podstawą. Wtedy masz dwie możliwości.
- Oświadczenie o powierzeniu pracy. Składasz je przez praca.gov.pl do PUP właściwego dla siedziby, opłata to 400 zł, a wpis pozwala na pracę do 24 miesięcy. Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne, w 2026 roku 4 806 zł brutto za pełny etat.
- Zezwolenie na pracę typu A. Wniosek trafia przez praca.gov.pl do wojewody, opłata to 400 zł (200 zł przy pracy do 3 miesięcy), a zezwolenie wydawane jest na czas do 3 lat.
Nie wiesz, która ścieżka pasuje? W demo na stronie głównej wpisujesz dane jednego pracownika i od razu widzisz, który dokument jest właściwy.
Pozostałe obowiązki przy zatrudnieniu z PESEL UKR
Powiadomienie to tylko jeden z kilku obowiązków. Pełny przewodnik po kolejności kroków znajdziesz na stronie zatrudnienie obywatela Ukrainy.
-
Kopia dokumentu pobytu.
Przed zatrudnieniem sprawdzasz dokument pobytu i przechowujesz jego kopię przez okres zatrudnienia.
-
Umowa na piśmie.
Przed pracą zawierasz umowę na piśmie z tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca.
-
Powiadomienie przez praca.gov.pl.
W ciągu 7 dni od podjęcia pracy składasz powiadomienie o powierzeniu pracy.
-
Zgłoszenie do ZUS.
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy zgłaszasz pracownika do ubezpieczeń.
-
Pilnowanie ważności.
Przez cały okres pracy śledzisz ważność paszportu i dokumentu pobytu.
Co Formalności przygotowują przy powiadomieniu
Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Powiadomienie wysyłasz sam, a program porządkuje dane i terminy.
- Dane z kartoteki. Z danych pracownika dostajesz komplet pól powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy w kolejności formularza w praca.gov.pl oraz w pliku PDF.
- Termin 7 dni na liście. Przy każdym pracowniku widzisz status powiadomienia UKR i zgłoszenia do ZUS, więc żaden termin nie umknie.
- Kalendarz ważności. Paszport i dokument pobytu trafiają do kalendarza z alertami mailowymi 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności.
- Raport na kontrolę PIP. Jeden PDF pokazuje podstawę pracy i pobytu każdej osoby, stan zgłoszeń i braki.
Płacisz stałą cenę abonamentu za całą kartotekę, a nie za każdą osobę z osobna. Plany porównasz w cenniku.
Najczęstsze pytania
Kto składa powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy?
Składa je podmiot powierzający pracę, czyli pracodawca albo agencja pracy, elektronicznie przez praca.gov.pl.
Jaki jest termin na złożenie powiadomienia?
7 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. W tym samym terminie zgłaszasz pracownika do ZUS.
Czy każdy obywatel Ukrainy może pracować na powiadomienie?
Nie. Powiadomienie dotyczy osób, które mają numer PESEL o statusie UKR. Bez tego statusu potrzebujesz oświadczenia o powierzeniu pracy albo zezwolenia na pracę typu A.
Jakie dane są potrzebne do powiadomienia?
Dane firmy, dane pracownika z numerem PESEL, stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy albo liczba godzin, wynagrodzenie i miejsce wykonywania pracy.
Czy przy powiadomieniu trzeba mieć umowę na piśmie?
Tak. Przed rozpoczęciem pracy zawierasz umowę na piśmie wraz z tłumaczeniem na język zrozumiały dla pracownika. Przechowujesz też kopię jego dokumentu pobytu.
Co grozi za spóźnione powiadomienie?
Naruszenia przy zatrudnianiu cudzoziemców mogą skończyć się grzywną, a przy powtórzeniu zakazem powierzania pracy. Legalność zatrudnienia kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna.
Złóż powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy na czas
Wpisz dane jednego pracownika w darmowym demo. Bez zakładania konta zobaczysz właściwą podstawę pracy, terminy i ostrzeżenia.