Skąd bierze się ryzyko po stronie pracodawcy
Większość problemów nie zaczyna się od świadomego łamania prawa. Zaczyna się od drobnych braków, które nikt nie widział, bo informacje były rozproszone.
- Cudzoziemiec zaczął pracę, zanim złożono oświadczenie lub uzyskano zezwolenie.
- Dokument pobytu wygasł, a nikt nie dostał alertu.
- Zmieniło się stanowisko, wymiar czasu pracy albo wynagrodzenie, a podstawa pracy została opisana inaczej.
- Pracownik przeszedł do innego klienta agencji, choć podstawa wskazuje konkretnego pracodawcę.
- Nie złożono powiadomienia w terminie, na przykład o niepodjęciu pracy.
Każdy z tych punktów da się zamknąć datą w kalendarzu i osobą odpowiedzialną. Dlatego podstawą jest jedna lista, z której widać, kto pracuje, na jakiej podstawie i do kiedy.
Kto odpowiada: firma, zarząd czy osoba kadrowa
Odpowiedzialność za powierzenie pracy bez właściwej podstawy co do zasady wiąże się z podmiotem powierzającym pracę, czyli pracodawcą albo pracodawcą użytkownikiem. W praktyce w sprawach bywają też osoby, które faktycznie decydowały o dopuszczeniu do pracy. Dlatego zarząd i koordynator powinni mieć wspólny, sprawdzalny obraz sytuacji, a nie osobne arkusze.
W agencji pracy dochodzi drugi wymiar. Klient agencji też może zostać zapytany o podstawę pracy człowieka stojącego na jego hali. Jak przygotować paczkę potwierdzeń dla klienta, opisujemy we wpisie o legalności pracy cudzoziemców u klienta agencji.
Co sprawdza kontrola i o co pyta najpierw
Inspektor zwykle zaczyna od prostych pytań: kto pracuje, od kiedy i na jakiej podstawie. Potem przechodzi do dokumentów.
| Obszar | Co sprawdza kontrola |
|---|---|
| Podstawa pracy | oświadczenie, zezwolenie albo powiadomienie, zgodne ze stanowiskiem i pracodawcą |
| Terminy | czy zgłoszenia złożono przed startem pracy i w wymaganych terminach |
| Dokument pobytu | ważność w dniu kontroli i brak luk między dokumentami |
| Umowa | zgodność warunków z tym, co wpisano w podstawie pracy |
| Dokumentacja | czy pracodawca potrafi pokazać wszystko od ręki |
Ostatni wiersz jest najbardziej niedoceniany. Firma, która pokazuje komplet dokumentów w kilka minut, rozmawia z kontrolą spokojniej niż firma, która obiecuje dosłać papiery jutro. Szczegóły przebiegu kontroli znajdziesz na stronie kontrola PIP i cudzoziemcy.
Jak ograniczyć ryzyko, zanim ktoś zapuka do drzwi
Skuteczne są trzy nawyki, które nie wymagają działu prawnego.
Pierwszy: nikt nie zaczyna pracy bez zapisanej podstawy. Data startu w systemie ma być późniejsza niż data złożenia oświadczenia albo wydania zezwolenia. Drugi: każdy dokument ma datę ważności z alertami z wyprzedzeniem, na przykład 60, 30, 7 i 1 dzień. Trzeci: każda zmiana (stanowisko, klient, wymiar, stawka) jest zapisem w ewidencji i pytaniem, czy podstawa nadal ją pokrywa.
Terminy i obowiązki zebraliśmy we wpisie o terminach pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca, a rozróżnienie między oświadczeniem i zezwoleniem na stronie o oświadczeniu o powierzeniu pracy i zezwoleniu na pracę cudzoziemca.
Co zrobić, gdy zauważysz błąd przed kontrolą
Najgorsza reakcja to udawanie, że problemu nie ma. Gdy widzisz, że ktoś pracuje bez ważnej podstawy, zatrzymaj stan faktyczny: ustal daty, sprawdź, jaką formalność należy złożyć i czy praca może trwać do jej załatwienia. Zrób notatkę, kto i kiedy podjął decyzję. W trudniejszych sprawach skorzystaj z pomocy prawnika, bo od ujęcia faktów zależy ocena sprawy.
Dobrze, jeśli po naprawie ten sam błąd nie może się powtórzyć. Wystarczy, że oświadczenie, data startu i ważność dokumentu są w jednym miejscu, a program pilnuje terminów zamiast pamięci kadrowej.
Czy kara grozi też za nieświadome zatrudnienie bez zezwolenia
Tak, brak świadomości nie zwalnia z obowiązku sprawdzenia podstawy pracy. Pracodawca powinien zweryfikować dokumenty przed startem i pilnować ich ważności w trakcie. Ocena konkretnej sprawy zależy od okoliczności, dlatego w razie zarzutów warto skonsultować się z prawnikiem.
Czy za cudzoziemca bez ważnej podstawy odpowiada agencja czy klient
Odpowiedzialność może dotyczyć podmiotu powierzającego pracę, a w modelu agencyjnym także klienta jako pracodawcy użytkownika. Dlatego agencja powinna przekazywać klientowi potwierdzenie podstawy pracy, a klient je od niej wymagać.
Co sprawdza kontrola PIP przy cudzoziemcach
Najpierw tożsamość i stanowisko, potem podstawę pracy, terminy zgłoszeń, ważność dokumentu pobytu i zgodność umowy z oświadczeniem lub zezwoleniem. Najważniejsze jest, żeby wszystko dało się pokazać od ręki.
Jak pilnować dat, żeby uniknąć kary
Zapisuj dla każdego pracownika podstawę pracy, datę startu i datę ważności dokumentu. Ustaw alerty 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności. Raz w tygodniu przeglądaj listę spraw otwartych.
Jedna lista, która pilnuje podstaw pracy i terminów za Ciebie
Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Zapisujesz podstawę pracy, daty startu i ważności dokumentów, a lista zgłoszeń pokazuje, co jest do zrobienia i do kiedy. Alerty trafiają do wskazanej osoby, więc przegapiona data przestaje być przypadkiem.
Sprawdź demo bez zakładania konta, zobacz rozwiązanie dla firm i agencji pracy oraz porównaj plany w cenniku. Gdy porządkujesz też widełki wynagrodzeń dla zespołu, przyda się wartościowanie stanowisk i siatka płac, bo spójne stawki ułatwiają zgodność umów z podstawą pracy.