Krok 1. Sprawdź obywatelstwo pracownika
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Od tego zależy, czy ta procedura w ogóle wchodzi w grę.
- Obywatel Gruzji jest wyłączony z procedury od grudnia 2025 r. W jego przypadku podstawą pracy jest zezwolenie na pracę typu A, opisane na stronie zezwolenie na pracę cudzoziemca.
- Obywatel Ukrainy z numerem PESEL o statusie UKR pracuje na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy, które składasz w ciągu 7 dni od dnia podjęcia pracy. Szczegóły znajdziesz na stronie powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy.
- Obywatel innego kraju potrzebuje zezwolenia na pracę.
Dopiero gdy obywatelstwo się zgadza i nie ma podstawy szczególnej, przechodzisz do kolejnych kroków.
Krok 2. Sprawdź dokument pobytu i zrób kopię
Przed zatrudnieniem pracodawca sprawdza dokument pobytu cudzoziemca i przechowuje jego kopię przez okres zatrudnienia. Może to być wiza, karta pobytu albo paszport ze stemplem wjazdu w ruchu bezwizowym.
Zapisz od razu daty ważności dokumentu pobytu i paszportu. Paszport będzie potrzebny także w samym oświadczeniu, bo wniosek zawiera serię, numer i ważność dokumentu podróży. Jeśli któraś data jest bliska, porozmawiaj z kandydatem przed złożeniem oświadczenia, a nie po nim.
Kopię dokumentu pobytu trzymaj w aktach pracownika przez cały okres zatrudnienia. Podczas kontroli inspektor sprawdza zarówno sam dokument, jak i to, czy pracodawca ma jego kopię. Dobrą praktyką jest zapisanie przy kopii daty, kiedy ją wykonano, oraz imienia osoby z kadr, która sprawdziła dokument.
Krok 3. Ustal warunki pracy zgodne z przepisami
Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne. W 2026 r. to 4 806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie (przy niepełnym proporcjonalnie), a przy umowie zlecenia minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto.
Ustal też okres pracy. Wpis oświadczenia do ewidencji pozwala na pracę do 24 miesięcy, więc daty od i do muszą mieścić się w tym okresie. Wybierz rodzaj umowy oraz wymiar czasu pracy albo liczbę godzin w tygodniu lub miesiącu. Te same warunki trafią potem do umowy, a inspektor sprawdza, czy umowa zgadza się z oświadczeniem w zakresie stanowiska, wynagrodzenia i wymiaru.
Krok 4. Zbierz dane do wniosku
Wniosek wymaga trzech grup danych. Warto zebrać je w jednym miejscu, zanim otworzysz formularz.
| Grupa | Co przygotować |
|---|---|
| Dane podmiotu | nazwa, NIP, REGON, adres siedziby, PKD działalności związanej z pracą, osoba reprezentująca |
| Dane cudzoziemca | imię, nazwisko, płeć, data urodzenia, obywatelstwo, dokument podróży (seria, numer, ważność) |
| Praca | stanowisko (nazwa i kod zawodu), miejsce wykonywania pracy, rodzaj umowy, wymiar albo liczba godzin, wynagrodzenie brutto, okres pracy od i do |
Najczęstsze pomyłki to literówki w nazwisku i numerze paszportu oraz stawka niezgodna z minimalnym wynagrodzeniem. Dlatego dane warto przepisywać z jednego, sprawdzonego źródła.
Krok 5. Złóż oświadczenie i wnieś opłatę
Oświadczenie składa pracodawca do powiatowego urzędu pracy właściwego dla swojej siedziby, wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl. Wersji papierowej nie ma.
Od 1 grudnia 2025 r. opłata wynosi 400 zł i wpłaca się ją na konto PUP. Ta opłata nie jest częścią żadnego abonamentu, płacisz ją bezpośrednio urzędowi.
Po złożeniu PUP wpisuje oświadczenie do ewidencji. Wpis jest podstawą pracy, więc cudzoziemiec zaczyna pracę dopiero po nim. Więcej o samym dokumencie piszemy na stronie oświadczenie o powierzeniu pracy.
Krok 6. Przygotuj umowę przed rozpoczęciem pracy
Przed rozpoczęciem pracy musisz mieć umowę na piśmie wraz z tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca. Kopię umowy przesyłasz przez praca.gov.pl do PUP, który wpisał oświadczenie.
Ten krok łatwo pominąć, bo wydaje się formalnością po wpisie. Tymczasem kopia umowy musi trafić do urzędu jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Zapisz w aktach, kiedy ją wysłałeś.
Sprawdź też, czy umowa powtarza dokładnie te warunki, które podałeś w oświadczeniu. Stanowisko, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy w umowie powinny być takie same jak we wpisie, bo właśnie tę zgodność porównuje inspektor. Jeśli warunki się zmieniły, zanim pracownik zaczął pracę, wyjaśnij to przed podpisaniem umowy, a nie po kontroli.
Krok 7. Powiadomienia po rozpoczęciu pracy
Po pierwszym dniu pracy zaczynają biec dwa terminy:
- 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy wpisanego w ewidencji na powiadomienie PUP o podjęciu pracy oraz na zgłoszenie do ubezpieczeń (ZUS ZUA albo ZZA),
- 14 dni od tego dnia na powiadomienie PUP o niepodjęciu pracy, jeśli cudzoziemiec nie zaczął pracy.
Potem zostaje stały obowiązek: pilnowanie ważności paszportu, dokumentu pobytu i samego oświadczenia, a przed końcem ważności nowy wniosek. Brak zgłoszeń w terminie może skończyć się grzywną, a przy powtórzeniu zakazem powierzania pracy.
Przejdź wszystkie kroki z Formalnościami
Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Z danych pracownika przygotowujemy komplet danych do oświadczenia w kolejności formularza oraz PDF. Wniosek składasz sam przez praca.gov.pl, a my pilnujemy reszty: lista zgłoszeń pokazuje kopię umowy, powiadomienie o podjęciu pracy w 7 dni, zgłoszenie do ZUS i powiadomienie o niepodjęciu w 14 dni, a kalendarz wysyła alerty 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności dokumentów.
Zacznij od jednej osoby. Przygotuj oświadczenie w demo, bez zakładania konta, i zobacz, czy dokument jest właściwy oraz czy wynagrodzenie spełnia minimum. Gdy zechcesz prowadzić całą kartotekę, sprawdź plany w cenniku.