Zatrudnianie cudzoziemców, obowiązki pracodawcy krok po kroku
Zatrudnianie cudzoziemców to dla pracodawcy siedem stałych obowiązków, od sprawdzenia dokumentu pobytu przed zatrudnieniem po informację do wojewody po zakończeniu pracy. Formalności zbierają je w jednej kartotece, przygotowują dane do właściwego dokumentu i pilnują każdego terminu za Ciebie.
Demo z danymi jednego pracownika, wynik od razu i bez zakładania konta.
Poniżej znajdziesz pełną listę obowiązków w kolejności, w jakiej się pojawiają, tabelę wyboru podstawy pracy według obywatelstwa i statusu oraz opis tego, czego szuka kontrola. Wnioski składasz sam przez praca.gov.pl, a my dbamy o to, żeby dane były kompletne, a żaden termin nie umknął.
Siedem obowiązków od pierwszego dnia do końca zatrudnienia
Każdy cudzoziemiec w Twojej firmie przechodzi tę samą ścieżkę. Różni się tylko dokument, na podstawie którego pracuje, więc lista obowiązków jest wspólna dla całej kartoteki.
-
Sprawdzenie dokumentu pobytu.
Przed zatrudnieniem sprawdzasz wizę, kartę pobytu albo paszport ze stemplem wjazdu w ruchu bezwizowym i robisz kopię, którą przechowujesz przez cały okres zatrudnienia.
-
Podstawa pracy przed startem.
Zanim pracownik zacznie pracę, masz wpisane oświadczenie albo zezwolenie typu A, a przy obywatelu Ukrainy ze statusem UKR zatrudniasz go i składasz powiadomienie w 7 dni.
-
Umowa i kopia do urzędu.
Przed pracą zawierasz umowę na piśmie, dajesz tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca i przesyłasz kopię umowy do urzędu przez praca.gov.pl.
-
Zgłoszenia w 7 dni.
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy zgłaszasz pracownika do ubezpieczeń (ZUS ZUA albo ZZA), a przy oświadczeniu powiadamiasz PUP o podjęciu pracy.
-
Niepodjęcie pracy w 14 dni.
Gdy cudzoziemiec z oświadczeniem nie podjął pracy, w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia wpisanej w ewidencji powiadamiasz o tym PUP.
-
Stała kontrola ważności.
Przez cały czas pilnujesz ważności paszportu, wizy, karty pobytu, oświadczenia i zezwolenia, a nowy wniosek składasz przed końcem ważności.
-
Informacja po zakończeniu.
Przy zezwoleniu typu A informujesz wojewodę, gdy praca nie ruszyła w ciągu 2 miesięcy, została przerwana na ponad 2 miesiące albo skończyła się ponad 2 miesiące przed końcem zezwolenia.
Ta sama lista jest w programie przy każdym pracowniku, ze statusem każdego punktu. Widzisz, co zrobione, a co jeszcze czeka.
Która podstawa pracy pasuje do Twojego pracownika
Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Zniosła informację starosty przed zezwoleniem typu A, a wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl. Wybór podstawy pracy zależy od obywatelstwa i statusu pobytowego.
| Pracownik | Podstawa pracy | Gdzie i ile |
|---|---|---|
| Obywatel Ukrainy z PESEL o statusie UKR | Powiadomienie o powierzeniu pracy | praca.gov.pl, w 7 dni od podjęcia pracy |
| Obywatel Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy | Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, do 24 miesięcy | PUP, opłata 400 zł |
| Obywatel Gruzji | Zezwolenie na pracę typu A | wojewoda, opłata 400 zł |
| Obywatel każdego innego kraju | Zezwolenie na pracę typu A, do 3 lat | wojewoda, opłata 400 zł, praca do 3 miesięcy 200 zł |
Przy oświadczeniu wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne. W 2026 roku to 4 806 zł brutto miesięcznie na pełny etat (przy niepełnym proporcjonalnie), a przy umowie zlecenia 31,40 zł brutto za godzinę. Istnieją też inne typy zezwoleń (B, C, D, E i S, czyli sezonowe), ale w codziennej rekrutacji pracodawcy najczęściej korzystają z trzech podstaw z tabeli. Szczegóły znajdziesz na stronach o oświadczeniu o powierzeniu pracy i o zezwoleniu na pracę cudzoziemca.
Najszybciej sprawdzisz właściwą podstawę, gdy przygotujesz oświadczenie w demo z danymi jednego pracownika. Bez zakładania konta zobaczysz, który dokument pasuje, jakie są terminy i czy wynagrodzenie nie jest za niskie.
Dokument pobytu i umowa to dwa filary teczki pracownika
Podstawa pracy mówi, że cudzoziemiec może u Ciebie pracować. Dokument pobytu mówi, że może legalnie przebywać w Polsce. Potrzebujesz obu. Przed zatrudnieniem sprawdzasz wizę, kartę pobytu albo paszport ze stemplem wjazdu w ruchu bezwizowym i zachowujesz kopię przez cały okres zatrudnienia. O pobyt wnioskuje sam cudzoziemiec do wojewody, więcej przeczytasz na stronie o karcie pobytu pracownika.
Umowę zawierasz na piśmie przed rozpoczęciem pracy i dajesz pracownikowi tłumaczenie na język, który rozumie. Kopię umowy przesyłasz przez praca.gov.pl do urzędu, który wydał podstawę pracy: przy oświadczeniu do PUP, przy zezwoleniu typu A do wojewody. Stanowisko, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy w umowie muszą zgadzać się z dokumentem, bo właśnie to porównuje inspektor.
Najczęstszy błąd to umowa przygotowana z innego wzoru niż wniosek. W Formalnościach dane umowy i dokumentu pochodzą z jednej karty pracownika, więc rozbieżność widać od razu.
Co dzieje się po pierwszym dniu pracy
- ZUS w 7 dni, zgłoszenie do ubezpieczeń formularzem ZUA albo ZZA w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, tak jak przy każdym pracowniku.
- Powiadomienie PUP, przy oświadczeniu informujesz urząd o podjęciu pracy w 7 dni albo o niepodjęciu w 14 dni.
- Powiadomienie UKR, przy obywatelu Ukrainy ze statusem UKR składasz powiadomienie przez praca.gov.pl w 7 dni od podjęcia pracy.
- Pilnowanie ważności, paszport, wiza, karta pobytu, oświadczenie i zezwolenie mają własne daty, a nowy wniosek trzeba złożyć przed końcem ważności.
- Zakończenie pracy, przy zezwoleniu typu A informujesz wojewodę w opisanych wyżej przypadkach przerwy, niepodjęcia albo wcześniejszego końca.
- Gotowość na kontrolę, teczka każdego pracownika ma być kompletna w każdej chwili, a nie dopiero po zapowiedzi inspektora.
Kontrola PIP i Straży Granicznej
Legalność zatrudnienia cudzoziemców kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna. Inspektor sprawdza podstawę pracy (oświadczenie, zezwolenie albo powiadomienie), zgodność umowy z dokumentem w zakresie stanowiska, wynagrodzenia i wymiaru, dokument pobytu i jego kopię, a także to, czy zgłoszenia i powiadomienia poszły w terminie.
Nieprawidłowości kończą się grzywną, a przy powtórzeniu zakazem powierzania pracy cudzoziemcom. Dlatego zatrudnianie cudzoziemców warto prowadzić tak, jakby kontrola mogła przyjść jutro. Przygotowanie do niej opisujemy na stronie o kontroli PIP przy zatrudnianiu cudzoziemców.
W Formalnościach w każdej chwili pobierasz raport na kontrolę PIP w PDF. Zawiera podstawy pracy i pobytu każdej osoby, stan zgłoszeń oraz listę braków do uzupełnienia.
Kartoteka, kalendarz i lista zgłoszeń w jednym miejscu
Formalności to program w abonamencie dla pracodawców i agencji pracy. Nie składamy wniosków za Ciebie. Przygotowujemy dane i pilnujemy terminów, a Ty składasz dokumenty przez praca.gov.pl.
- Kartoteka pracowników z paszportem, wizą, kartą pobytu, oświadczeniem, zezwoleniem i umową, każdy dokument z datą ważności.
- Trzy dokumenty z danych pracownika, czyli oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, wniosek o zezwolenie typu A i powiadomienie dla obywatela Ukrainy. Dostajesz komplet danych w kolejności formularza oraz PDF.
- Kalendarz ważności wiz, kart pobytu, paszportów, oświadczeń i zezwoleń z alertami mailowymi 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem.
- Lista zgłoszeń przy każdym pracowniku ze statusem: kopia umowy, PUP w 7 i 14 dni, ZUS w 7 dni, UKR w 7 dni, informacja do wojewody.
- Raport na kontrolę PIP w PDF dla całej firmy.
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1 188 zł netto rocznie i obejmuje do 10 cudzoziemców. Większe firmy wybierają plan Firma, agencje pracy plan Agencja. Wszystkie ceny znajdziesz w cenniku. Opłaty urzędowe, takie jak 400 zł za oświadczenie, płacisz bezpośrednio urzędowi.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć zatrudnianie cudzoziemców w firmie?
Od sprawdzenia dokumentu pobytu i ustalenia podstawy pracy. Obywatelstwo i status pobytowy decydują, czy potrzebujesz oświadczenia, zezwolenia typu A czy powiadomienia dla obywatela Ukrainy ze statusem UKR.
Dopiero gdy oświadczenie jest wpisane albo zezwolenie wydane, zawierasz umowę, przesyłasz jej kopię do urzędu i dopuszczasz pracownika do pracy. Przy obywatelu Ukrainy ze statusem UKR zatrudniasz go i składasz powiadomienie w ciągu 7 dni od podjęcia pracy.
Kto składa wniosek o podstawę pracy?
Oświadczenie, wniosek o zezwolenie typu A i powiadomienie składa pracodawca, wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl. Formalności przygotowują komplet danych w kolejności formularza i PDF, a Ty wysyłasz wniosek ze swojego konta.
Czy obywatel Gruzji może pracować na oświadczeniu?
Nie. Od grudnia 2025 roku Gruzja jest wyłączona z procedury oświadczeń, więc obywatel Gruzji potrzebuje zezwolenia na pracę typu A.
Ile kosztuje zatrudnianie cudzoziemców w opłatach urzędowych?
Oświadczenie kosztuje 400 zł, zezwolenie typu A 400 zł (praca do 3 miesięcy 200 zł). O pobyt wnioskuje sam cudzoziemiec, a opłaty skarbowe wynoszą 340 zł za pobyt czasowy, 440 zł za pobyt i pracę, 640 zł za pobyt stały i rezydenta UE oraz 100 zł za wydanie karty pobytu.
Co się stanie, gdy przegapię termin zgłoszenia?
Zgłoszenie po terminie to jedna z rzeczy, które sprawdza kontrola, a skutkiem może być grzywna. Dlatego Formalności pokazują przy każdym pracowniku listę zgłoszeń ze statusem i przypominają o terminach ważności dokumentów 60, 30, 7 i 1 dzień przed.
Czy mogę sprawdzić program przed zakupem?
Tak. Na stronie głównej jest jednorazowe darmowe demo. Wpisujesz dane jednego pracownika i od razu widzisz właściwy dokument, terminy i ostrzeżenia, bez zakładania konta. Planu darmowego nie ma.
Uporządkuj zatrudnianie cudzoziemców w jednej kartotece
Wpisz dane jednego pracownika w demo i zobacz, który dokument jest właściwy oraz jakie terminy Cię czekają. Potem wybierz plan dopasowany do liczby cudzoziemców w firmie.