Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025, co musi wiedzieć pracodawca

Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. To ona określa dziś zasady oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz zezwoleń na pracę.

Dla obywateli Ukrainy z numerem PESEL o statusie UKR nadal działa osobna ścieżka ze specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Taka osoba pracuje na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy, które składasz przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od dnia podjęcia pracy.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców od kilku lat, przejrzyj firmowe instrukcje i wzory. Sprawdź, czy uwzględniają składanie wniosków wyłącznie przez praca.gov.pl i brak informacji starosty przed zezwoleniem typu A. Dobrze jest też ustalić, kto w firmie ma dostęp do konta w praca.gov.pl i kto odpowiada za wysyłkę kopii umów, bo elektroniczna ścieżka wymaga, żeby te zadania miały konkretną osobę. Pełny obraz obowiązków opisujemy na stronie zatrudnianie cudzoziemców.

Nowa ustawa zniosła informację starosty, czyli tak zwany test rynku pracy, przed zezwoleniem na pracę typu A. Pracodawca nie musi już uzyskiwać jej przed złożeniem wniosku do wojewody.

Zezwolenie typu A dotyczy cudzoziemca z dowolnego kraju, gdy pracodawca ma siedzibę, oddział albo zakład w Polsce. Wydaje je wojewoda na czas do 3 lat, z możliwością przedłużenia. Opłata wynosi 400 zł, a przy pracy do 3 miesięcy 200 zł.

Zniesienie tego kroku nie zmienia obowiązków po wydaniu zezwolenia. Kopia umowy nadal trafia do wojewody przed dopuszczeniem do pracy, a informację do wojewody składasz, gdy cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy, przerwał ją na ponad 2 miesiące albo zakończył ponad 2 miesiące przed końcem zezwolenia. Szczegóły na stronie zezwolenie na pracę cudzoziemca.

Od 1 czerwca 2025 r. wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl. Dotyczy to oświadczenia składanego do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby pracodawcy oraz wniosku o zezwolenie typu A składanego do wojewody właściwego dla siedziby.

W praktyce oznacza to, że dane muszą być gotowe w momencie wypełniania formularza: dane podmiotu (nazwa, NIP, REGON, adres siedziby, PKD, osoba reprezentująca), dane cudzoziemca z dokumentu podróży oraz warunki pracy, czyli stanowisko z kodem zawodu, miejsce pracy, rodzaj umowy, wymiar, wynagrodzenie i okres. Przez praca.gov.pl wysyłasz też kopię umowy przed rozpoczęciem pracy.

Od 1 grudnia 2025 r. opłata za oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wynosi 400 zł. Wpłacasz ją na konto PUP, do którego składasz oświadczenie.

Przy planowaniu zatrudnienia kilku osób warto uwzględnić ten koszt w budżecie, bo dotyczy każdego oświadczenia osobno. Wpis do ewidencji pozwala na pracę do 24 miesięcy. Opłaty urzędowe płacisz zawsze urzędowi, a nie w żadnym abonamencie. Jak przygotować sam dokument, opisujemy na stronie oświadczenie o powierzeniu pracy.

Od grudnia 2025 r. obywatele Gruzji nie mogą pracować na podstawie oświadczenia. Procedura oświadczeń dotyczy dziś obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Obywatel Gruzji potrzebuje zezwolenia na pracę typu A.

Jeśli w kartotece masz obywateli Gruzji pracujących na podstawie oświadczeń, sprawdź ich daty ważności i zaplanuj z wyprzedzeniem nową podstawę pracy, zanim obecna się skończy.

Wynagrodzenie w oświadczeniu nie może być niższe niż minimalne. W 2026 r. to 4 806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie (przy niepełnym proporcjonalnie). Przy umowie zlecenia minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto.

Przy oświadczeniach złożonych wcześniej sprawdź, czy stawki w umowach nadal spełniają ten próg. Inspektor podczas kontroli porównuje umowę z dokumentem w zakresie stanowiska, wynagrodzenia i wymiaru.

Przy niepełnym etacie pamiętaj o proporcji. Pracownik na pół etatu musi otrzymywać co najmniej połowę minimalnego wynagrodzenia, a przy zleceniu liczy się stawka za każdą godzinę. Najprościej sprawdzić to przed złożeniem wniosku, bo poprawianie warunków po wpisie oznacza dodatkową pracę w kadrach i ryzyko niezgodności z umową.

Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Z danych pracownika przygotowujemy komplet danych do oświadczenia, wniosku o zezwolenie typu A albo powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy, w kolejności formularza, oraz PDF. Wniosek składasz sam przez praca.gov.pl. Kalendarz wysyła alerty 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności dokumentów, a lista zgłoszeń pilnuje terminów 7 i 14 dni.

Sprawdź, jak nowe zasady wyglądają dla Twojego pracownika. Przygotuj oświadczenie w demo, bez zakładania konta, i zobacz, który dokument jest właściwy oraz czy wynagrodzenie spełnia minimum. Plany abonamentu znajdziesz w cenniku.