Dlaczego problem jest po stronie agencji, a nie tylko klienta
Kontrolę najczęściej widzi klient, bo to u niego stoi hala, magazyn albo budowa. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy czy funkcjonariusz Straży Granicznej pyta więc osobę na stanowisku, a potem pracodawcę użytkownika o dokumenty. Klient pierwszy raz słyszy, że czegoś brakuje, i dzwoni do agencji.
Z punktu widzenia relacji handlowej to moment prawdy. Agencja, która odpowiada w ciągu kilku minut paczką dokumentów, zostaje dostawcą. Agencja, która szuka papierów w skrzynkach rekruterów, traci kontrakt, nawet jeśli wszystko było formalnie w porządku.
Co sprawdzić przed wysłaniem cudzoziemca do klienta
Poniższa tabela zbiera pytania, na które musisz znać odpowiedź przed pierwszym dniem pracy u nowego klienta.
| Pytanie | Dlaczego |
|---|---|
| Jaka jest podstawa pracy (oświadczenie, zezwolenie, powiadomienie dla obywateli Ukrainy)? | od niej zależy, czego wymaga kontrola |
| Czy podstawa wskazuje to stanowisko i tego pracodawcę użytkownika? | zmiana klienta lub stanowiska może wymagać nowej formalności |
| Czy dokument pobytu i paszport są ważne w dniu startu i jak długo jeszcze? | wygaśnięcie dokumentu w trakcie zlecenia zmienia sytuację pracownika |
| Czy zgłoszenie do urzędu pracy zostało złożone przed startem? | to pierwsze, o co pyta kontrola |
| Czy umowa i warunki pracy odpowiadają temu, co wpisano w oświadczeniu lub zezwoleniu? | rozbieżność w stawce czy wymiarze bywa podstawą zarzutów |
| Kto u klienta wie, że pracownik jest cudzoziemcem i na jakiej podstawie? | klient musi umieć wskazać swoją osobę do kontaktu z inspektorem |
Zanim zbudujesz własny wzór, zerknij na wpis o ewidencji pracowników cudzoziemców w agencji pracy, bo te same pola przydadzą się tutaj.
Zmiana klienta albo stanowiska w trakcie zlecenia
To najczęstsze źródło wpadek. Agencja przenosi pracownika z jednego klienta do drugiego, bo pierwszy skończył zlecenie, a drugi pilnie potrzebuje ludzi. Operacyjnie wygląda to jak zwykła zmiana grafiku, formalnie bywa zmianą warunków, na które wydano podstawę pracy.
Zasada ostrożności jest prosta. Przed każdą zmianą pracodawcy użytkownika albo stanowiska sprawdź, czy dotychczasowa podstawa pokrywa nowe miejsce pracy. Jeśli masz wątpliwość, załatw formalność przed przeniesieniem, nie po nim. Aktualne zasady po zmianach przepisów opisujemy we wpisie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców.
Warto też zapisać datę przeniesienia jako osobne zdarzenie w ewidencji. Po miesiącach nikt nie pamięta, kto i kiedy zmienił klienta, a kontrola pyta właśnie o to.
Jaką paczkę dokumentów dać klientowi
Klient nie potrzebuje całego akt osobowego, a ty nie powinieneś go wysyłać. Wystarczy zestaw, który odpowiada na pytanie kontrolera: kto pracuje, na jakiej podstawie i do kiedy.
- potwierdzenie złożenia oświadczenia lub kopia zezwolenia na pracę,
- informacja o ważności dokumentu pobytu (data, nie kopia dokumentu, jeśli nie jest potrzebna),
- zakres stanowiska i okres, na który skierowano pracownika,
- osoba kontaktowa w agencji, dostępna w godzinach pracy zmiany.
Dane osobowe przekazuj w zakresie niezbędnym i tylko osobom, które ich potrzebują. Dobrze, gdy takie zestawienie agencja generuje z jednej listy, a nie składa ręcznie z kilku skrzynek.
Terminy, które agencja musi pilnować w imieniu klienta
Klient zwykle zakłada, że terminy to sprawa agencji, i ma rację. Od startu pracy biegną terminy powiadomień, a od dnia wpisania statusu pracownika wygasają dokumenty. Najważniejsze zebraliśmy we wpisie terminy pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca, a sytuację osoby, która nie zaczęła pracy, w tekście o powiadomieniu PUP o niepodjęciu pracy.
Przy wielu klientach naraz rośnie liczba dat, które trzeba pamiętać. Tu zwykle pęka arkusz: nie wysyła alertów, nie pokazuje, kto jest u którego klienta, i nie ostrzega o dokumentach wygasających w środku zlecenia.
Jak przebiega kontrola u klienta i co przygotować
Kontrola może zacząć się od rozmowy z pracownikiem, od sprawdzenia dokumentów na stanowisku albo od wezwania do przedstawienia akt. Dobrze mieć dla każdego klienta gotową listę osób, które u niego pracują, z podstawą i datami. Wtedy odpowiedź zajmuje minuty, a nie dni.
Dobra praktyka to także krótki scenariusz dla klienta: do kogo dzwonić w agencji, co pokazać od ręki i czego nie podpisywać bez konsultacji. Jak wygląda sama kontrola i co ją zwykle uruchamia, opisujemy na stronie kontrola PIP i cudzoziemcy.
Czy klient agencji odpowiada za legalność pracy cudzoziemca
Klient jako podmiot faktycznie powierzający pracę również może ponieść konsekwencje, gdy cudzoziemiec pracuje bez właściwej podstawy. Dlatego dobrzy klienci wymagają od agencji potwierdzeń. Zakres odpowiedzialności zależy od stanu faktycznego, więc przy konkretnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem.
Jakie dokumenty agencja powinna przekazać klientowi
Wystarczy potwierdzenie podstawy pracy (oświadczenie albo zezwolenie), informacja o ważności dokumentu pobytu, zakres stanowiska i okres skierowania. Nie trzeba przekazywać całej dokumentacji kadrowej.
Czy zmiana klienta wymaga nowej formalności
Może wymagać, jeśli podstawa pracy wskazuje konkretnego pracodawcę użytkownika albo stanowisko. Przed każdym przeniesieniem sprawdź treść podstawy i w razie wątpliwości załatw formalność przed startem u nowego klienta.
Jak często sprawdzać ważność dokumentów pracowników u klientów
Alerty 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności wystarczają do reakcji, a raz w tygodniu warto przejrzeć listę spraw otwartych. Przy kilkunastu osobach i kilku klientach warto to oddać programowi.
Jedna lista, z której agencja odpowiada klientowi w kilka minut
Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Dla każdego pracownika zapisujesz podstawę pracy, klienta, daty startu i ważności dokumentów, a lista zgłoszeń pokazuje, co jest do zrobienia i do kiedy. Alerty trafiają do wskazanej osoby, więc kontrola u klienta nie zaskakuje.
Sprawdź demo bez zakładania konta, zobacz rozwiązanie dla agencji pracy i porównaj plany w cenniku. Gdy układasz zmiany ludzi u kilku klientów, pomaga też grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy, bo zgodność godzin to druga rzecz, o którą pyta kontrola.