Zatrudnienie obywatela Ukrainy, przewodnik dla pracodawcy
Zatrudnienie obywatela Ukrainy jest możliwe na jednej z trzech podstaw, a wybór zależy przede wszystkim od tego, czy pracownik ma PESEL ze statusem UKR. Wnioski i powiadomienia składasz sam przez praca.gov.pl, a Formalności przygotowują dane z kartoteki pracownika i pilnują każdego terminu.
Demo z danymi jednego pracownika, wynik od razu i bez zakładania konta.
W tym przewodniku porównujemy trzy ścieżki, opisujemy kolejność kroków przed pierwszym dniem pracy oraz obowiązki, które trwają przez cały okres zatrudnienia.
Trzy podstawy pracy dla obywatela Ukrainy
Pierwsze pytanie brzmi: czy pracownik ma numer PESEL o statusie UKR. Od odpowiedzi zależy, który dokument składasz, gdzie i kiedy.
- PESEL ze statusem UKR i powiadomienie. Na podstawie specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy osoba z tym statusem pracuje na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy, które składasz w ciągu 7 dni od podjęcia pracy.
- Oświadczenie o powierzeniu pracy. Gdy pracownik nie ma statusu UKR, możesz złożyć oświadczenie do powiatowego urzędu pracy. Wpis do ewidencji pozwala na pracę do 24 miesięcy.
- Zezwolenie na pracę typu A. Wydaje je wojewoda na czas do 3 lat, z możliwością przedłużenia. To ścieżka uniwersalna, dostępna dla cudzoziemca z dowolnego kraju.
Szczegóły każdej ścieżki opisujemy na stronach powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy, oświadczenie o powierzeniu pracy i zezwolenie na pracę dla cudzoziemca.
Porównanie ścieżek w jednej tabeli
Tabela zestawia podstawowe zasady trzech ścieżek. Opłaty urzędowe płacisz bezpośrednio urzędowi.
| Element | Powiadomienie UKR | Oświadczenie | Zezwolenie typu A |
|---|---|---|---|
| Kiedy | PESEL ze statusem UKR | Brak statusu UKR | Cudzoziemiec z dowolnego kraju |
| Kto składa | Podmiot powierzający pracę | Pracodawca | Pracodawca |
| Gdzie | Przez praca.gov.pl | PUP właściwy dla siedziby, przez praca.gov.pl | Wojewoda właściwy dla siedziby, przez praca.gov.pl |
| Opłata | Sprawdź w praca.gov.pl | 400 zł na konto PUP | 400 zł (200 zł przy pracy do 3 miesięcy) |
| Termin albo okres | Do 7 dni od podjęcia pracy | Praca do 24 miesięcy | Do 3 lat, z przedłużeniem |
Przy oświadczeniu wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne. W 2026 roku to 4 806 zł brutto miesięcznie za pełny etat, proporcjonalnie przy niepełnym, a przy umowie zlecenia co najmniej 31,40 zł brutto za godzinę.
Kolejność kroków przy zatrudnieniu obywatela Ukrainy
Najwięcej błędów wynika z pomylonej kolejności. Poniżej kroki od rozmowy z kandydatem do pierwszych dni pracy.
-
Sprawdzenie dokumentu pobytu.
Weryfikujesz wizę, kartę pobytu albo paszport ze stemplem wjazdu w ruchu bezwizowym i robisz kopię.
-
Ustalenie statusu UKR.
Sprawdzasz, czy pracownik ma PESEL ze statusem UKR, bo od tego zależy ścieżka.
-
Wybór podstawy pracy.
Przy braku statusu składasz oświadczenie albo wniosek o zezwolenie typu A i czekasz na wpis lub zezwolenie przed startem.
-
Umowa na piśmie.
Przed pracą podpisujesz umowę z tłumaczeniem na język zrozumiały dla pracownika.
-
Kopia umowy do urzędu.
Przy oświadczeniu przesyłasz ją do PUP, a przy zezwoleniu do wojewody, przez praca.gov.pl przed pracą.
-
Zgłoszenia w 7 dni.
Zgłaszasz pracownika do ZUS, a przy statusie UKR składasz powiadomienie, przy oświadczeniu zaś powiadamiasz PUP o podjęciu pracy.
-
Niepodjęcie pracy.
Przy oświadczeniu, gdy pracownik nie przyszedł, powiadamiasz PUP w ciągu 14 dni.
Dokument pobytu i jego kopia
Podstawa pracy to jedno, a legalny pobyt to drugie. Pracodawca przed zatrudnieniem sprawdza dokument pobytu cudzoziemca i przechowuje jego kopię przez cały okres zatrudnienia.
Dokumentem pobytu może być wiza, karta pobytu albo paszport ze stemplem wjazdu w ruchu bezwizowym. O kartę pobytu czy jednolite zezwolenie na pobyt i pracę wnioskuje sam cudzoziemiec do wojewody. Więcej na ten temat przeczytasz na stronie karta pobytu.
Kopia dokumentu pobytu jest jednym z pierwszych elementów, o które pyta inspektor. Trzymaj ją w aktach pracownika razem z umową i potwierdzeniem podstawy pracy.
Umowa, tłumaczenie i zgłoszenie do ZUS
Umowę z obywatelem Ukrainy zawierasz na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Pracownik musi otrzymać jej tłumaczenie na język, który rozumie. Stanowisko, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy w umowie powinny zgadzać się z tym, co wpisałeś w oświadczeniu, zezwoleniu albo powiadomieniu.
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy zgłaszasz pracownika do ubezpieczeń w ZUS, na formularzu ZUA albo ZZA.
Pilnowanie ważności dokumentów
Zatrudnienie nie kończy się na pierwszym tygodniu. Każdy z dokumentów ma swoją datę końca i przed nią składasz nowy wniosek.
- Paszport, jego ważność wpływa na dane w każdym wniosku i powiadomieniu.
- Wiza albo karta pobytu, bez ważnego dokumentu pobytu praca nie może być kontynuowana.
- Oświadczenie, wpis pozwala na pracę do 24 miesięcy, więc kolejny krok planujesz wcześniej.
- Zezwolenie typu A, wydawane do 3 lat, przedłużenie wymaga nowego wniosku przed końcem ważności.
- Informacja do wojewody, przy zezwoleniu typu A, gdy praca nie ruszyła, została przerwana albo zakończona w sytuacjach opisanych w przepisach.
Jak Formalności porządkują zatrudnienie obywatela Ukrainy
Formalności to program dla pracodawców i agencji pracy. Wnioski składasz sam przez praca.gov.pl, a program przygotowuje dane i pilnuje terminów.
- Kartoteka pracowników. Paszport, wiza, karta pobytu, oświadczenie, zezwolenie i umowa z datami w jednym miejscu.
- Trzy dokumenty z danych. Oświadczenie, wniosek o zezwolenie typu A i powiadomienie UKR jako komplet danych w kolejności formularza oraz PDF.
- Kalendarz z alertami. Maile 60, 30, 7 i 1 dzień przed końcem ważności każdego dokumentu.
- Lista zgłoszeń. Kopia umowy, powiadomienia PUP w 7 i 14 dni, ZUS w 7 dni, powiadomienie UKR w 7 dni i informacja do wojewody, każde ze statusem.
- Raport na kontrolę PIP. Podstawy pracy i pobytu każdej osoby, stan zgłoszeń i braki w jednym PDF.
Kancelarie i biura legalizacji biorą za legalizację od kilkuset do 3 000 zł za osobę. W Formalnościach płacisz stałą cenę abonamentu za całą kartotekę. Plany znajdziesz w cenniku, a zanim wybierzesz, sprawdź jednego pracownika w demo.
Najczęstsze pytania
Na jakiej podstawie może pracować obywatel Ukrainy?
Na podstawie powiadomienia, jeśli ma PESEL ze statusem UKR. Bez tego statusu potrzebne jest oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie na pracę typu A.
Ile kosztuje zatrudnienie obywatela Ukrainy na oświadczenie?
Opłata urzędowa za oświadczenie wynosi 400 zł i wpłacasz ją na konto PUP. Zezwolenie typu A kosztuje 400 zł, a przy pracy do 3 miesięcy 200 zł.
Ile wynosi minimalne wynagrodzenie dla pracownika z Ukrainy w 2026 roku?
Przy oświadczeniu wynagrodzenie nie może być niższe niż 4 806 zł brutto miesięcznie za pełny etat, proporcjonalnie przy niepełnym. Przy umowie zlecenia minimalna stawka to 31,40 zł brutto za godzinę.
Czy umowa musi być przetłumaczona?
Tak. Umowę zawierasz na piśmie przed pracą i przekazujesz pracownikowi tłumaczenie na język dla niego zrozumiały.
Jakie zgłoszenia trzeba zrobić w pierwszym tygodniu?
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy zgłaszasz pracownika do ZUS. Przy statusie UKR składasz w tym terminie powiadomienie, a przy oświadczeniu powiadamiasz PUP o podjęciu pracy.
Kto kontroluje zatrudnienie obywateli Ukrainy?
Legalność zatrudnienia cudzoziemców sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna. Formalności przygotowują na kontrolę raport PDF z podstawą pracy i pobytu każdej osoby.
Uporządkuj zatrudnienie obywatela Ukrainy od pierwszego dnia
Wpisz dane jednego pracownika w darmowym demo. Bez zakładania konta zobaczysz, który dokument jest właściwy, jakie terminy Cię obowiązują i czy wynagrodzenie spełnia minimum.